Sürdürülebilir Mentörlük Programı Nasıl Oluşturulur?

Sürdürülebilir mentörlük programı oluşturmak, mentörleri ve mentileri eşleştirip görüşmeleri başlatmaktan daha fazlasını gerektirir. Programın amacı, katılımcıların rolleri, eşleşme kriterleri ve takip süreci doğru yapılandırılmadığında başlangıçtaki ilgi zaman içinde azalabilir.

Mentörler ve mentiler belirlendi. Eşleşmeler yapıldı. Programın lansmanı gerçekleştirildi. İlk görüşmeler heyecanla başladı.

Birkaç ay sonra ise görüşmeler seyrekleşmeye, bazı eşleşmeler sessizce sona ermeye ve başlangıçtaki enerji azalmaya başladı.

Bu tablo birçok kurum için tanıdık olabilir.

Çünkü bir mentörlük programını başlatmak ile sürdürülebilir bir mentörlük sistemi oluşturmak aynı şey değildir.

Programların zaman içinde etkisini kaybetmesinin nedeni çoğu zaman insanların mentörlüğe inanmaması değil; programın amacı, rolleri, eşleşmeleri ve takip mekanizmasının yeterince yapılandırılmamış olmasıdır.

Sürdürülebilir Mentörlük Programının İlk Şartı: Program Neden Var?

Bir mentörlük programının ilk sorusu “Kaç mentörümüz olacak?” olmamalıdır.

Önce şu sorunun cevabı netleşmelidir:

“Bu program kurumda hangi gelişim ihtiyacına cevap verecek?”

Mentörlük Programının Amacını Netleştirmek

Programın amacı kurumun gerçek gelişim ihtiyacına göre belirlenebilir:

• Yeni yöneticilerin gelişimini desteklemek.
• Kritik deneyimin kurum içinde aktarılmasını sağlamak.
• Çalışanların kariyer gelişimini desteklemek.
• Farklı kuşaklar veya fonksiyonlar arasındaki bilgi paylaşımını artırmak.

Amaç net olmadığında hem mentörlerin hem mentilerin süreçten beklentileri farklılaşır. Görüşmeler gerçekleşse bile programın neye hizmet ettiği belirsiz kalabilir.

Mentör ve Menti Eşleşmesi Nasıl Yapılmalıdır?

Mentörlük programlarının en kritik aşamalarından biri eşleşmedir.

Ancak iyi bir eşleşme yalnızca daha kıdemli bir çalışanla daha az kıdemli bir çalışanı bir araya getirmek anlamına gelmez.

Eşleşmede Hangi Kriterler Dikkate Alınmalıdır?

Mentör ve menti eşleştirilirken aşağıdaki unsurlar birlikte değerlendirilmelidir:

• mentinin gelişim hedefleri,
• mentörün deneyim alanları,
• tarafların beklentileri,
• öğrenme ihtiyaçları,
• ilişkinin amacı.

Çünkü kâğıt üzerinde doğru görünen bir eşleşme, gelişim ihtiyacı açısından anlamlı olmayabilir.

Eşleşmenin yalnızca pozisyon veya kıdem üzerinden yapılması, tarafların birbirlerine sunabilecekleri gelişim değerini gözden kaçırabilir. Sürdürülebilir bir ilişki için mentörün deneyimi ile mentinin öğrenme ihtiyacı arasında anlamlı bir bağlantı bulunması önemlidir.

Mentör ve Mentiyi Sürece Hazırlamak

Mentör olmak, yalnızca deneyimli olmak değildir.

Mentörün deneyimini ne zaman ve nasıl paylaşacağını, ne zaman dinleyeceğini, ne zaman soru soracağını ve mentinin kendi kararlarını oluşturmasına nasıl alan açacağını bilmesi gerekir.

Mentörün Rolü Nedir?

Mentörün görevi yalnızca kendi deneyimlerini anlatmak veya mentiye ne yapması gerektiğini söylemek değildir. Etkili bir mentörlük ilişkisinde deneyim paylaşımı, dinleme ve düşünmeye alan açma arasında bir denge kurulması gerekir.

Mentinin Süreçteki Sorumluluğu

Aynı şekilde mentinin de sürecin pasif alıcısı olmadığını bilmesi önemlidir.

Mentinin kendi hedeflerini getirmesi, görüşmelere hazırlanması ve gelişiminin sorumluluğunu üstlenmesi gerekir.

Dolayısıyla sürdürülebilirlik yalnızca mentör eğitiminden değil, her iki tarafın da ilişkiye hazırlanmasından geçer.

Mentörlük Programı Boyunca Neler Takip Edilmelidir?

Takip yalnızca “Görüşmeler yapıldı mı?” sorusuna cevap vermemelidir.

Elbette görüşme sıklığı önemlidir. Ancak daha anlamlı sorular da vardır:

• İlişki taraflar için değer üretiyor mu?
• Mentinin hedeflerinde ilerleme var mı?
• Mentör ve menti rollerini net biçimde anlayabiliyor mu?
• Eşleşmede müdahale gerektiren bir durum var mı?
• Program başlangıçta belirlenen gelişim ihtiyacına hizmet ediyor mu?

Geri Bildirim ve Program Değerlendirmesi

Bu nedenle program boyunca geri bildirim alınması ve sonuçların değerlendirilmesi sürdürülebilirliğin temel parçalarıdır.

Takibin amacı katılımcıları kontrol etmek değil, ilişkinin gelişim amacına hizmet edip etmediğini anlamaktır. Gerektiğinde eşleşmelerin, program yapısının veya katılımcılara sunulan desteğin yeniden değerlendirilmesi programın etkisini korumasına yardımcı olabilir.

Katılımcı Sayısından Öğrenme Davranışına

Bir mentörlük programının başarısını yalnızca kaç kişinin katıldığıyla ölçmek kolaydır.

Ancak yüksek katılım her zaman güçlü etki anlamına gelmez.

Daha anlamlı gösterge, programın kurumda nasıl bir öğrenme davranışı oluşturduğudur.

Mentörlük Programının Gerçek Etkisi Nasıl Anlaşılır?

• İnsanlar birbirlerinin deneyimlerinden daha fazla yararlanıyor mu?
• Bilgi ve deneyim daha rahat paylaşılıyor mu?
• Çalışanlar gelişimleri için farklı kişilerden destek istemeye daha açık mı?
• Mentörlük ilişkilerinin dışında da birbirinden öğrenme davranışı artıyor mu?

İşte bu noktada program, bir İK uygulamasından çıkarak kurumun öğrenme kültürünün parçası olmaya başlar.

Programdan Mentörlük Kültürüne

Sürdürülebilirlik aynı programı her yıl yeniden başlatmak değildir.

Asıl sürdürülebilirlik, mentörlük davranışının kurumun doğal öğrenme biçimlerinden biri haline gelmesidir.

Mentörlüğü Kurumsal Öğrenmenin Bir Parçası Haline Getirmek

Mentörlük programının uzun vadeli değeri, yalnızca program kapsamındaki görüşmelerde değil, çalışanların birbirlerinin deneyimlerinden yararlanma biçimlerinde görülür. Bilgi paylaşımı ve birbirinden öğrenme davranışı programın sınırlarının dışına çıktığında mentörlük kurum kültürünün bir parçası olmaya başlayabilir.

Bu nedenle başarılı bir mentörlük programının sonunda sorulması gereken soru yalnızca:

“Kaç kişi programı tamamladı?”

değil,

“Bu programdan sonra kurumumuzda insanlar birbirinden nasıl öğreniyor?”

olmalıdır.

Çünkü sürdürülebilir mentörlüğün gerçek sonucu, programın devam etmesinden çok öğrenme ve deneyim paylaşımının devam etmesidir.